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办公室职员岗位职责

1.文书工作

(1)来文收发、登记(来文登记、传文登记)、录入、催办、保管、存档;

(2)校内文件给号、形成、存档;

(3)上报的各种各类文字、声像材料记录及纸制文件和对应的光盘存档;

(4)文件材料的取送;

(5)传真文件收办;

(6)印信的使用与管理;

(7)学期末各部门工作计划、总结、大事记的催办、整理、存档;

(8)向上级部门报送信息。

2.档案工作

(1)按照归档流程和归档要求,收集、整理、保管档案;

(2)各类大型活动、较重要事件的相关资料收集、存档。

3.统计工作

(1)负责全校统计报表工作;

(2)业务指导基层单位每季统计工作;

(3)提供重要统计数据分析报告。

4.综合材料工作

(1)学校、办公室大事记的记录、整理;

(2)学校、办公室文字材料的撰写。

5.行政例会工作

(1)参加每周的行政例会,记录内容;

(2)行事表上传至校园网。

6.会务工作

(1)负责小、中、大(北六楼)会议室(使用、卫生、安全、设备完好、日常管理等);

(2)会议室借用登记;

(3)会前会场布置(含运动会)如桌椅、条幅、鲜花、水等的安排;

(4)与会议、会务相关的外联工作。

7.接待、服务工作

(1)外来人员签到、记录、服务;

(2)校领导办公室及办公室辖区设施报修、卫生检查及饮用水安排、记录。

8.办公用品及其管理

(1)校领导办公室器材登记保管;

(2)办公室器材保管、建账;

(3)文件头纸、办公用品的保管、发放及登记;

(4)会议用品、接待用品的保管、登记。

9.复印、速印、打字

(1)学校文件的复印、速印;

(2)重要资料的复印;

(3)上述材料工作量记录、统计。

10.计生工作

(1)掌握计生政策,做好计划生育政策宣传工作;

(2)掌握学校人员婚育情况及育龄人员情况,做好节育措施的落实;与有关部门、单位沟通联系,做好节育工具发放工作;

(3)完成相关报表。

11.ISO9001质量管理工作

(1)质量管理体系相关文件的修订、分发与保存;

(2)内审材料的整理与汇总;

(3)编制内审清单和内审总结报告。

12.校园网、电话、一卡通管理

(1)网络设备的维护;

(2)校内电话的管理与维护;

(3)数据平台的建设与维护;

(4)网站建设与管理;

(5)应用系统、一卡通的管理与维护。

13.其他工作

(1)重大节日升降国旗及彩旗、标语、条幅等的悬挂、收回;

(2)本部门人员考勤、报工资表、加班表;

(3)档案查询;(要求做出几种模块①出国留学②毕业证明)

(4)每月2次举报箱材料收集、上报;

(5)临时交办的工作。

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